PROJEK MENUBUHKAN BILIK OPERASI FAIL

PENGENALAN

Setiap sekolah terdapat beberapa cara pengurusan fail. Saya percaya pengurusan fail sekolah yang berkesan dapat membantu sekolah secara langsung dalam pencapaian matlamat yang diidamkan. (Abdullah Sani Yahaya,2007)

Proses pengurusan fail sekolah juga melibatkan empat aktiviti utama pengurusan, seperti yang diutarakan dalam definisi yang diberikan oleh Thierauf et. Al (1997) iaitu Perancangan, Pengelolaan, Pengarahan dan Kawalan serta Pemantauan.

Tugas-tugas pengurusan fail sekolah termasuklah kegiatan-kegiatan yang memperlihatkan perancangan, kepimpinan dan usaha-usaha perubahan seperti berikut:

1. Mengesan, menyusun dan menyelesaikan masalah-masalah sekolah.
2. Membuat perancangan supaya masalah-masalah yang dikesan dapat diselesaikan.
3. Melaksanakan penubuhan yang diingini disekolah
4. Menjalin usaha pasukan dan kepimpinan secara bekerjasama dengan guru-guru dan anggota kakitangan sekolah lain
5. Memeriksa pelbagai pilihan yang ada supaya jenis dan bilangan input digunakan dengan tepat dan berpatutan bagi mengeluarkan hasil-hasil yang diingini
6. Menguasai sokongan dan penglibatan komuniti



RASIONAL

Saya mula ditugas di sekolah ini mulai 9hb Mac tahun ini dari SK Selayang Jaya. Di SK Selayang Jaya saya dan Penolong Kanan mengambil tempoh 2 hingga 3 tahun untuk melengkap sudut Operasi Fail dan mengemaskini fail-fail mengikut prosedur Jabatan Pelajaran Negeri setelah Pentadbir sekolah diberi pendedahan melalui bengkel PPDG pada tahun 2007. Saya telah mengambil inisiatif untuk membuat bengkel ini disekolah bersama semua guru-guru bagi memenuhi Latihan dalam perkhidmatan dengan menjemput Pegawai Dokumentasi memberi segala input tatacara mengemaskini fail serta operasinya dan kepentingan pengurusan fail-fail secara efektif.

Apabila saya mula bertugas di Sk Taman Bukit Indah Bilik Operasi fail ini lebih dikenali sebagai Bilik Kualiti yang terletak ditingkat bawah yang saya kira jauh dari pejabat dan tidak bersikap setia kawan atau ‘friendly’. Mungkin ramai yang tidak bersetuju dengan pendapat ini tetapi baru sebulan saya berkhidmat disini, sekolah didatangi oleh Bapa Angkat sekolah yang bertujuan memantau semua fail-fail Panitia. Saya dapati penyelaras Bilik Kualiti diarahkan membawa semua fail-fail Panitia ke Bilik Gerakan di tingkat 4 blok tengah bangunan. Saya beranggapan sepatutnya pemantau hanya perlu memeriksa fail-fail tersebut di Blik Kualiti sahaja. Punca utamanya saya dapati daripada hasil siasatan saya , Bilik Kualiti ini sentiasa dikunci dan sangat jarang dimasuki oleh guru-guru. Hasilnya bilik ini agak lama tidak dikunjungi dan dikemas hingga pemantau agak kurang senang untuk memantau di Bilik Kualiiti tesebut. Saya juga dapati Fail-fail HEM dan Kokurikulum tidak diletakkan di Bilik tersebut sebaliknya berada di bilik GPK HEM dan GPK koko masing-masing.

Pemantau tersebut memberi beberapa komen dan kritikan dari hasil pemantauan Fail-fail ini dikategorikan sebagai “memuaskan” sahaja dan perlu kepada banyak penambahbaikan. Saya terima kritikan ini sebagai satu cabaran dalm kepimpinan saya disekolah ini. Oleh kerana saya baru bertugas saya mengambil keputusan unruk membuat gerak gempur pada cuti persekolah Penggal 3 nanti

Belumpun sempat saya bermesyurat tentang perubahan yang perlu dilakukan tentang Operasi fail-fail ini, pada 16hb Oktober 2010 ketika saya dan Penolong Kanan tadbir berkursus KSSR diMelaka, saya dihubungi oleh GPK koku yang sekolah dikunjungi oleh 4 orang pemantau yakni 2 dari JPS dan 2 dari PPD ingin memantau fail-fail terutama fail Panitia Bahasa Melayu. Sekali lagi laporan daripada pemantau manyatakan fail-fail kebanyakan tidak ‘up to date’ dan pengambilan fail mengambil masa agak lama kerana terletak jauh dari pejabat. Oleh itu saya mengambil keputusan menjalankan mesyuarat tergempar bagi membincangkan tentang penubuhan Bilik Operasi Fail seberapa segera tanpa menunggu target date saya iaitu pada cuti penggal 3 nanti. Semua justifikasi yang diberi oleh Penolong Kanan diambil kira dan kami bersetuju untuk mencari sudut sesuai sebagai Bilik Operasi Fail Sekolah. Sistem pengeloaan dan pemantauan pun dipertingkatkan bagi memudahkan pengeloaan dan pengurusannya dengan mengambil kira bahawa ianya mesti berkonsep ‘friendly manner’ kepada semua guru.

OBJEKTIF

1. Mengwujudkan system fail berpusat agr semua pegawai yang terlibat dengan penyediaan fail unit masing-masing tidak melakukan kerja yang berulang-ulang atau ‘redundant jobs’ yang berkaitan dengan mengemaskini fail unit masing-masing

2. Mengelakkan fail-fail berada di bilik GPK masing-masing kerana ianya menyukarkan proses pengambilan fail bila GPK berkursus, bermesyurat di luar atau sekiranya mereka bercuti sakit atau rehat kerana biasanya mereka mengunci bilik-bilik mereka

3. Memastikan pengendalian kualiti masa yang cekap apabila fail-fail perlu dimantau dan mengelakkan karenah birokrasi apabila pegawai-pegawai pemantau dating untuk membuat pemantauan dan pentaksiran fail-fail.

4. Semua staf sekolah boleh mudah membuat rujukan tentang perkembangan panitia/unit mereka masing-masing dan memudahkan pemantauan diperingkat sekolah dilaksanakan. Mudah menjalankan aktiviti pengemaskinian.

5. Memudahkan guru-guru memnulis minit-curai setelah menghadiri kursus/taklimat/mesy dibuku log agar pentadbir mendapat maklumat secara terus dan sebagai pengetahuan/tindakan yang perlu diambil sewajarnya. Hasil dari pemantauan juga pentadbir dapt mengawal sumber dan kos untuk setiap Unit demi kepentingan organisasi sekolah khasnya.


MATLAMAT

1. Kearah system Fail Berpusat yang lengkap, cekap dan kemaskini
2. Kearah sistem fail /dokumen sokongan kepada semua program dan aktiviti sekolah
3. Kearah memperkasakan penyelengarraan tugas dan tindakan wajar dari dokumen-dokumen terkini
4. Memastikan semua fail diselenggara dengan cekap dan mudah diakses
5. Memastikan semua pihak capat dan mudan mencari maklumat serta data dengan mudah dan cepat iaitu antara 3 hingga 5 minit.
6. Semua fail untuk panatia, Unit HEM dan Koku dirus mengikut format yang ditetapkan oleh JPN
7. Semua Surat dan Dokumen diproses secara betul
8. Semua fail mengandungi surat atau bahan yang lengkap dan terkini
9. Semua fail seragam dan diletakkan dalam kotak yang seragam dan berlabel
10. Semua fail ditempat di Bilik Operasi fail


SUMBANG SARAN DAN CADANGAN UNTUK PENAMBAH BAIKAN

1. Memberi kursus untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pengeloaan fail
2. Meringankan beban tugas dalm urusan pentadbiran
3. Setiap guru memegang satu jawatan penting sahaja
4. Mengadakan gotong royong mengemaskini fail
5. Staf sokongan membantu menguruskan fail panitia